舉辦會議或活動指南

舉辦會議或活動指南

本活動指南總結了籌備舉辦會議的一些基本任務和步驟,並提供幾項注意事項:

會議日期和地點

  • 在決定會議日期之前時,請考慮以下事項:
    • 是否有一個類似主題的會議,同一時間在別的地方舉行?
    • 收集有關您所在城市的假期、其它會議、展覽和活動的訊息。如果很多事情正在進行,參與者可能很難以合理的價格獲得酒店房間,而且旅遊相關的票價也不低。
  • 考慮會議地點時,請留意以下事項:
    • 如果屆時想參加的人比預期的還多,該地點是否可以處理這個問題?
    • 考慮不同會議室或地點之間的距離。請記住,與會者可能希望在議程期間,從一個會議室變更至另一個會議室。
    • 是否有可能在您的活動地點提供免費上網服務?該上網服務是否可以容納許多與會者?網路基礎設施通常在數百名參與者一起使用時達到使用上限。
    • 提供明確安全告示(例如:最多容納人數)和有關防火安全的注意事項。
    • 該地點是否適合殘疾人士或有無障礙通道空間?

技術設備

  • 舉辦會議的配合廠商,可以什麼樣的服務資源和技術提供支援,以及他們的價格。
  • 先瞭解該會議地點是否與廠商有配合或合約?如果沒有,另外尋找當地最好的配合廠商。
  • 確定活動開始及結束後,有哪些什麼時間會議室可以提供使用。
  • 這些房間是否可以隨時使用?有沒有申請限制或其它因素。
  • 如果您需要為活動當天,臨時發起的小組會議提供會議空間,需要額外花多少錢。
  • 現場所需的運輸工具和起重裝置是否可用?
  • 技術設備通常放置在哪裡?必須考慮哪些安全措施?
  • 現場有什麼樣的電力供應?插座在哪裡?是否所有必需要的插座和電源變壓器(例如用於筆記本電腦或講者的設備)?
  • 你需要額外支付電費、水費、照明費或租金嗎?
  • 你在哪裡控制照明和公共廣播系統?
  • 當地消防局是否需要檢查布置安裝後的情況?
  • 現場是否禁止哪些東西?如果是,有哪些?

公共關係

  • 記住要宣傳你的活動。在關注、成本和努力之間找到適當的平衡非常重要。
  • 一個關鍵方面當然是會議網站,我們總是建議聘請專業設計師為您的網站進行製作。
  • 發送邀請電子郵件給作者和活動的參與者(但不要讓他們把信件視為“垃圾郵件”!),並時常與會議主席同步這些工作。
  • 讓前置的準備工作儘量提早開始,因為作者們需要時間來準備和撰寫他們的稿件,以及計劃他們的旅行。
  • 在會議前中後及時規劃您的公關活動,你應該發出新聞稿並邀請記者,良好的公關活動不僅對您的活動取得成功非常重要,而且還會使後續活動的主辦單位的工作更輕鬆。

成本計算

  • 建立一個融資計劃來計算您的活動的成本和收入。
  • 通常情況下,參考之前活動的計劃是有幫助的。
  • 典型的成本要考慮的是:
    • 活動地點
    • 活動程序
    • 公共關係
    • 社交活動(短途旅行、晚餐等)
    • 休息期間的咖啡和飲料
    • 邀請演講嘉賓(差旅和酒店費用)
    • 設計師、網站和軟體
    • 材料(電腦、電話、列表機、紙張、掛圖、複印機等)
    • 員工(衣帽間、值班人員、餐飲、技術應急小組等)
    • 學生志願者計劃的其他人員和費用(見下文)
    • 列印(會議議程、讀者、餐飲和特別活動門票、議程小冊子、胸章和入場證、特別講義和公告、宴會菜單和程序(如果單獨)等)
    • 獎金(最佳論文獎)
    • 保險
    • 銀行費用、信用卡交易成本
    • 通常多抓至少10%的預算為非預期的成本
    • 稅收:參與者是否需要繳納增值稅/消費稅或免徵會議增值稅?向您的稅務專家諮詢您的案例以及瞭解您所在國家的法律!
    • 裝飾(鮮花、橫幅等)
  • 潛在的節省方式
    • 與前幾次活動的組織者交談,並試圖找出可以節省金錢的地方,節省下的額外費用可能用來改善活動。
    • 取得多個報價,例如不同的晚上活動地點,價格可能會有很大的不同。
    • 尋找當地、地區或歐洲的補貼。
    • 您的大學/組織是否可以提供一些所需的服務(例如印刷小冊子)?
    • 贊助商通常是舉辦會議不可或缺的,已經證明,提供具有適當補償的不同“贊助套餐”(例如:小冊子中的廣告位置、議程和郵寄、展覽空間、會議、贊助公司員工的免費入場)是非常有用的。
    • 找一個晚上活動,讓贊助商以他們的名稱作為活動名稱。
    • 銷售會議紀念品:T-shirt、馬克杯等,但在註冊填表過程中要求提供報名編號,這樣您活動後就不會有剩餘。
    • 飲料:放棄易令人口渴的零食、選擇紅酒(house wine)、控制空的酒瓶數量和限制免費酒精飲料,並安排或提供酒精飲料菜單,給在晚上活動中想要購買的參與者,點一杯咖啡、茶和水為自助服務。
    • 食物:提供給與會者有限的選擇,自助餐(buffets)通常比餐食便宜,並提供裏腹小菜並控制好預算。
    • 即使晚間活動包含在會議註冊之中,還是詢問參與者是否要參加,以利規劃所需的食品和飲料。
    • 但是:不要提供不足的飲料、食物和服務。

會議註冊

  • 定義不同的參與者對像:通常學生和學術界人士的預算低於一般專業行業參與者。請記住,有些人不得不被邀請。
  • 定義不同的時間折扣:這會鼓勵人們提早註冊(早鳥票),並提供有關參與者總數的早期信息。
  • 通常提前註冊也需要提前付款,由於籌備活動需要花費很多成本,因此盡可能早的取得付款。如果人們在報名截止日期之後沒有付款(通常是4週),他們將失去折扣(早鳥折扣)。
  • 在參與者註冊開始之前,您應該為報名系統的註冊表單提供可用的選項。例如:您是否只想提供“完整的會議註冊”(一票通),或者您是否還要提供日間門票、會議晚宴的額外門票(例如陪同人員、眷屬)以及特殊活動門票(如研討會、教學議程、短途旅行)?
  • 你需要收取稅金嗎?這主要取決於在舉辦活動國家的稅法。
  • 請注意,如果您必須收取稅金,這通常適用於所有參與者(也來自海外),因為他們“消費”了該國的“服務”,而不是“出口”到其本國。

付款方式

  • 及時確定所需的付款選項!獲得所有必需的文件可能需要幾週才能打開銀行賬戶或信用卡商家賬戶。
  • 銀行轉帳:如果您身處歐盟境內和/或主要期望貴國的參與者,您應該提供銀行轉賬,因為這通常是最便宜的付款方式。
  • 信用卡:如果您有來自海外或美國的許多參與者,你也應該提供信用卡支付,要接受信用卡,您需要一個“收單機構賬戶”,對於電子信用卡處理,您還需要一個電子商務商店,建置費用和維護費。此外,信用卡處理費約為轉賬金額的3-7%。請注意,參與者可能會在付款後60天內取消信用卡付款,有些人會使用被盜卡號碼“免費”進入,例如被邀請參加會議的國家。
  • 第三方金流:
    • 台灣:紅陽、綠界、藍星、…等。
    • 大陸:歐付寶、智付寶、SmilePay、紅陽。
    • 國外:PayPalSkrill Stripe是接受信用卡付款的相當便宜的選擇。
  • 現金:只能在現場註冊時或在活動開始前不久提供現金付款,否則您將面臨這些人註冊後沒有出現,且未支付費用的風險。
  • 支票付款:在一些海外的國家(英國、美國、加拿大、澳大利亞)仍然很常見。

定期與所有相關人員溝通

  • 不僅要發送郵件來宣傳您的活動,還要向系統中註冊的人發送提醒郵件,來提醒投稿截止日期、審核截止日期和付款截止日期。

會議安排

  • 考慮會議之間的休息(見下文)。
  • 嘗試在不同的議程中同步會談,以便與會者可以在議程之間作切換。
  • 請及時查看可用房間和房間大小,試著弄清楚有多少人會參加不同的會議(例如通過在註冊表單上,提供參與者的主要感興趣議程),並將議程分配到房間時,要考慮預期的與會者數量。
  • 如果演講者沒有出現或現場不能進行演講,請制定備援計劃,尤其這對於主要會議很重要。

休息

  • 洗手間如果不明顯,請提供額外的指示標誌。
  • 普通休息30分鐘是好的(如果提供小吃點心,45分鐘),午餐休息通常5小時是適當的。
  • 休息時總是提供飲料(還有水、茶和咖啡)和小點心,如餅乾(更好:小糕點)和水果。
  • 請記住,有些客人可能有特殊的飲食要求(例如素食者、有宗教限制的人或過敏等醫療限制)
  • 展覽:符合會議計劃的展覽(藝術、設計等)始終是受歡迎的,如果你把它放在餐飲場所附近,參加者將享受更多的休息時間。
  • 經驗法則:餐飲永遠是一件會令人記得的事,如果它是令人滿意的話。

社交計劃

  • 歡迎所有與會者前來參加小吃和飲料招待會。
  • 每個會議至少應提供一個社交活動,參與者可以在不太正式的環境中聚會。
  • 如果您的活動持續數日,請安排贊助商提供由他們主辦的額外社交活動。
  • 嘗試提供適合會議主題的短途旅行或導覽旅遊,讓參與者可以看到靠近會場的有趣地點。

學生志願者(SVs

  • 對於大多數活動來說,學生志願者項目帶來很多好處:他們幫助可以入場登記處、拍照,在會議室查看是否一切運行順利,並在參與者有問題時幫助他們(如:“洗手間在哪裡?”、 “B5會議什麼時候開始?”、“我可以在哪裡準備我的演講?”)
  • 成本對於主辦單位來說相對較低:通常他們獲得免費入場、免費午餐或特殊的夜晚活動,一些較大的活動甚至為SVs提供住宿。

入場登記處

  • 入場登記處是與會者必經的一個場所,因此需提供明確識別可以找到入場的標誌。
  • 一個經驗法則:在主要入場登記的時間內,您應該為每75名預先註冊參與者(已線上報名完成的人)準備一個入場登記處。因此,一個有300名參與者的活動,應該有4個入場登記處,可以讓人快速通關(不需付款或需要更改報名資料);和1個特殊情況用途的入場登記處,如現場報名。
  • 如果可能,請在活動下午開始開放入場登記處,以便人們可以儘早辦理入場登記,首先,這可以作為你的測試運作,其次它可以減少主要入場時段的壓力。
  • 盡可能準備!入場包裝袋裡包含人們在抵達時需取得的所有東西,並事先列印好所有的名稱標籤(但是讓參與者自己將名稱徽章放入封面裡)。
  • 名稱標籤按[姓氏]或[報名編號]來排序,以[報名編號]來排序的優點是,您可以在為後來註冊的人輕鬆的添加標籤。
  • 如果人們入場時尚未付款,請準備現金找零、現場信用卡刷卡或是其它類似方式接收付款,事先瞭解在哪裡可以找到ATM是很有用的。
  • 列印出席確認的報表,必須由非常晚付款的參與者簽名,並確認其已付款。
  • 向您的員工和學生志願者提供有關網路接入資訊(如wifi密碼、網路孔和上網卡等)、休息、浴室等方面的訊息,人們還會問會議傳單中寫的“明確”的事項。
  • 入場處的桌子上擺放額外的會場位置圖和議程表(至少應提供)。
  • 建議入場的報名處使用獨立的網絡連線,因為許多參與者連線可能會嚴重降低網路的速度,另外考慮傳真和電話的獨立性,但是這年代用的手機和電子郵件可以取代這些設備。
  • 有關於與會者的資料應作備份,例如列印所有清單紙本,如果電腦或網路出現故障,這可能會非常有幫助。
  • 在辦公桌上列出所有使用手機號碼的重要主辦人員名單。
  • 學生志願者可以在與會者尋找特定的地方時給予協助,如果穿著印有會議標誌的彩色T-shirt,每個人都會認出他們。

協助與會者(旅行和住宿)

  • 提供有關如何前往會議地點的訊息,如果可能的話,請航空公司為您的活動參與者提供特價。
  • 在大多數情況下,不建議為與會者預訂酒店,如果取消和更改,它可能會給您帶來很多麻煩;另聯繫旅遊委員會或和某些酒店談判取得特殊價格,這通常要容易的多,並將這些訊息提供給與會者。
  • 例外情況:如果是主辦單位支付費用,可能適合幫助受邀的講師進行酒店的預訂。
  • 適應當地環境:如果您提前告知他們關於習俗和傳統,以及關於可能的觀光資訊,外國參與者將會更多的了解其地理位置。

更多提示

  • 試著以環保的方式進行,我們只有一個世界!
  • 請記住,您可能需要為某些議程提供口譯員。
  • 提供路標:介紹如何到達會場(如何找到我們),登記處、停車場、公車站、出租車站(帶電話號碼),社交活動地點、浴室等。

會議總結

  • 永遠記住:“一個會議的結束是另一個會議的開始”無論是你或其他人之後將舉辦另一個活動,將會從之前的活動經驗中受益。
  • 在會議上分發問卷,或使用在線工具從與會者處獲得反饋。
  • 需要分析的事物:
    • 目標的實現
    • 收入和支出
    • 參與者評估
    • 你的團隊的意見
    • 過程中的酸甜苦辣
    • 預算
    • 所有單位的投資回報
  • 要分發的材料:
    • 會議照片和社交活動
    • 給感謝幫手和共同舉辦人員的信
    • 新聞報導和會議報告

牢記這些要點可以幫助您成功舉辦活動、會議或教育活動,同時避免任何陷阱。如果您發現我們忘記在此頁上提到重要的信息,請留言給我們。